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会计档案整理方法

一、会计档案的归档范围:
  会计档案,是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:
  (一)会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
  (二)会计账簿类:总账、日记账、明细账、辅助账等;
  (三)财务报告类:月度、季度、半年度、年度财务报告及相关文字分析材料等;
  (四)其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、以及会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等其他应当保存的会计核算专业材料。
  各单位的预算、财务计划、财务工作总结、财务工作制度等文件材料不属于会计档案范围,应归入文书档案整理保管。
  二、会计档案的整理与管理:
  (一)具体分工:
  1、会计人员负责会计档案的收集、整理、编目、移交等工作 。
  2、档案人员负责会计档案的接收、保管和查阅服务工作,并负责会同会计人员对到期会计档案进行鉴定与销毁。
  (二)整理方法和要求:
  1、会计凭证类:
   (1)装订:使用标准、统一的档案装具;每月10日前,完成上月会计凭证的整理装订任务;每本凭证装订角的厚度一般保持在2厘米左右,最厚不超过2.5厘米;装订时“备考表”一面应朝里;
   (2)会计凭证卷皮填写规范:
  A、封皮的填写:
  ①上端“会计档案”前面空白处,填写单位全称或通用简称;
  ②“立卷部门”项:填写本单位财务机构名称;
  ③“类别”项:应填写“会计凭证”;
  ④“案卷名称”项:根据分类在括号里填写“收款”、“付款”、“转账”等字样;
  ⑤“起止日期”项:填写本册会计凭证中第一张记账凭证的日期和最后一张记账凭证的日期,年月日均不得省略;
  ⑥“凭证编号”项:填写本册会计凭证第一张记账凭证的编号和最后一张记账凭证的编号,如只有一张则只在“至第号止”处填写本张编号;
  ⑦“保管期限”项:填写“15年”;
  ⑧“册数”项:填写本月会计凭证的总册数和本册会计凭证在本月的排序编号;
  ⑨“归档号”项:填写本册会计凭证在本年度会计凭证中的排序编号;
  ⑩ “全宗号”项:填写有关档案馆给本单位档案确定的代号。如未确定,暂不填写;
  ○11 “目录号”项:填写登记本册会计凭证的目录本的编号;
  ○12“案卷号”项:填写本册会计凭证在本单位档案室内全部会计凭证或某一时间段内所有会计凭证中的排序编号。
  注意:
  保管期限:凭证15年;总账、明细账15年;现金日记账、银行日记账25年;月度、季度、半年度财务报告5年,年度预算、决算报告永久;银行余额调节表、银行对账单5年,会计档案销毁清册、会计档案移交清册、会计档案保管清册永久。
  目录号:凭证3、账簿2、报表1
      凭证:3—1  或3—2 、、、、
      账簿:2—1—1或2—1—2、、、、
                2—2—1或2—2—2、、、
      报表:1—1—1或1—1—2、、、、
                1—2—1或1—2—2、、、、
      即:种类—期限—第几本
  案卷号:5个流水号
  B、备考表的填写:如无问题,则本栏不填写。
  C、包角纸的填写:与封面相关内容相同。
  (3)盖章要求:
  A、封皮正面下方3处(私章)
  B、备考表下方2处(私章)
  C、包角处骑缝章(私章)
  (4)填写凭证盒的技术要求:
  A、“全宗号”、“目录号”、“年月”、“案卷号”、“归档号”、“保管期限”项等,应选购或刻制大小适当的数字章,统一盖上去;
  B、“永久”和“单位名称”项,应刻制大小适当的条形章统一盖上去;
  C、印泥色彩统一红色
  D、盖章位置统一居中、年年一致。
  注意:盒脊与盒面相同。
  装盒要求:凭证:既不能跨年也不能跨月。
  (5)案卷目录填写规范:
  按整理好的会计档案逐册逐卷进行登记。
  2、会计账簿类:(参照会计凭证相关规定)
  (1)装订:
  死页账,无需拆开,如果已经印刷了页码则无需编页码,但在装订时注意皮子和皮子装订(不能用胶水粘)。
  活页账,要拆开,将正反面都是空白的帐页抽出,换上标准档案卷皮重新装订,然后统一用铅笔编写页码。编页码时,注意正反面都要编页码,正面有数据记载的页码编写在右上角,背面有数据记载的页码编写在左上角,无任何数据记载的一面不编页码(每本账簿都从”1”开始,一本一个顺序号)。
  (2)会计账簿卷皮、备考表填写规范 
  (3)盖章要求
  备考表下方2枚(私章)
  (4)填写账簿盒的技术要求
  注意:装盒时,既不能跨年也不能跨期限
  (5)会计账簿类案卷目录填写规范
  3、财务报告类 :(参照会计帐簿相关规定)
  (1)装订:
  每年的财务报告按期限分别进行整理,装订,每卷厚度一般不超过2厘米,然后用铅笔统一编页码(方法同活页账)。
  注意:日报、旬报,半月报可不立卷归档,由财务部门视具体情况保存使用并进行处理。
  (2)财务报告卷皮、备考表填写规范
  (3)盖章要求 
  (4)填写财务报告盒的技术要求
  (5)案卷目录填写规范

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