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正确核算业务招待费有助于节税

《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第四十三条规定: “企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出,按照发生额的60%扣除,但最高不得超过当年销售(营业)收入的5‰”。但在业务招待费的范围上,不论是财务会计制度还是税法都未给予准确的界定。其实,在业务招待费的问题上,各国的税务当局确实不好管,不仅中国不好管,在国际性上它也是个难题。因此,我国也借鉴了国际上企业业务招待费支出在税前“打折”扣除的做法,才有了现在这样的规定。
业务招待费是指企业为经营业务的需要而支付的应酬费用,也叫交际应酬费。这项对企业财务人员来说并不陌生,但在实际工作中,面对一些业务招待费的财务与税务处理问题,很多财务人员却无所适从。更有甚之,有的企业财务人员,见到餐费发票就作为业务招待费处理。大部分人认为,餐费就都是业务招待费,超标即进行纳税调整。真的是这样吗?
在税务执法实践中,通常将业务招待费的支付范围界定为餐饮、香烟、水、食品、正常的娱乐活动等产生的费用支出。其实这不完全正确。从定性的角度来讲,业务招待费应是指企事业单位为生产经营业务活动的需要而合理开支的接待费用。然而,往往有的机构和个人则一概而论,将餐费与业务招待费画上了等号,认为所有的餐费都是业务招待费,难道只要是吃饭就一定是业务招待吗?显然不是。虽然,税务实践中可能是处于管理的需要,因为无法对餐费发票进行区分,但是一刀切的做法肯定是不合理的。在公司内部,餐费产生的原因各种各样,如:年末的员工大会餐;加班吃顿工作餐;拍摄影视作品时吃饭作为道具出现等等……这些与接待客户根本没有必然关系,所以,上述费用或作为福利费、或作为电影成本来核算。很显然,餐费不一定都是用于接待客户,也不一定就是业务招待费。
那究竟应该如何来把握,才能够税前扣除呢?其实,企业只要在平时做好记录,严格管理、准确分类,归入不同的费用项目,是不需要一见餐费就作为业务招待费来处理的。同时,以下两个涉税边界的把握也至关重要。
一是 企业经营行为和个人行为混合支出的边界把握。混合支出是指:由于营利及个人原因所发生的费用,这些支出应分为经营用途部分及个人用途部分,并按照各自适用的规定进行扣除。此外,某些特定类型的混合性支出(如个人爱好/度假住房)等费用,还要适用于特殊的规定,即通过不允许扣除全部或部分的这类费用来防止纳税人滥用优惠。
二是正常性、必要性及数额合理性的边界把握。正常的费用:费用是在某一取得所得活动中正常发生的;该费用是普遍的,可以接收的。必要的费用:指对纳税人取得所得的活动来说,是适当和有帮助的费用。大多数情况下,法侓倾向于接受纳税人对支出,在经营上的必要性的判断。数额合理性:一项费用要想得以扣除,还要在数量上具有合理性,而公平市场价格是其中很重要的因素。

业务招待费超标扣除是每个企业都会面临的问题,也是所得税汇算时涉及调整最多的成本费用项目。对其不能税前扣除的部分直接增加应纳税所得额,也就是直接增加了企业的税收负担。因此,对于业务招待费的列支,应引起企业财务人员的高度重视,特别是一些与餐费相关的支出,如何区分显得尤为重要。在日常工作中,应注意仔细分析经济业务发生的实质,避免将不属于业务招待费的内容列入业务招待费核算。
一、差旅费还是交际应酬费?
面对业务人员出差报销的大量票据:出差短短几天,餐票却有好几千元,还有大额的购物发票,这么大的餐费、购物支出,财务人员该如何处理?
账务处理:
财务人员面对这样问题时,首先分清这些费用哪些是出差人员的正常餐费支出,哪些是招待客户的支出,哪些是为客户购买礼品的支出。一般情况下,企业对于也差人员的餐费支出都是一定标准的。然后,按照分好的费用,将属于个人正常差旅餐费支出计入“管理费用——差旅费”等科目,将招待客户的餐费及赠送客户礼品计入“营业费用——业务招待费”等科目。

税务处理:
增值税:应将无偿赠送给客户的礼品视同销售处理。
《增值税暂行条例实施细则》第四条,单位或者个体工商户的下列行为,视同销售货物:第八款规定 将自产、委托加工或者购进的货物无偿赠送其他单位或者个人。
企业所得税:计入差旅费的支出,属于正常的经营支出,可以在税前全额扣除。但如果税务机关需要提供证明材料的,需提供证明材料。差旅费的证明材料应包括:出差人员姓名、地点、时间、任务、支付凭证等。
计入业务招待费的部分,需要按照《企业所得税法》的规定做相应的纳税调整处理。
二、会议费还是业务招待费?
一些企业特别是一些大型企业,在全国各地设有办事机构或分子公司,为了及时掌握各地情况及部署下一步工作,会定期或不定期在公司总部召开会议。各办事机构或分子公司的人员在开会期间的住宿费、餐费、会议费等应如何处理呢?
实际工作中,有的企业为方便省事或公司没有大型的会议厅,而租用综合性酒店,即住宿、就餐、会议均在一个酒店,会议结束由酒店统一开具会议费发票;有的企业有自己的会议厅,开会在本企业进行,与会人员的住宿与餐费由宾馆承担或由宾馆与饭店分别承担,会议结束,宾馆开具住宿费发票,饭店开具餐费发票;也有的企业的会议室、职工住宿、职工就餐分不同地点,分别取得会议费、住宿费、餐费发票。
账务处理:
根据企业准则对会计信息质量“实质重于形式原则”的要求,企业无论是否取得发票,发票的开具内容是否为会议费,只要是与此次会议费有关的支出,均应按其费用实质,作为“管理费用——会议费”或“销售费用——会议费”核算。
税务处理:
企业所得税:企业为经营而发生的会议费允许税前扣除。但需提供相关的证明文件。
《企业所得税税前扣除办法》国税发[2000] 84号文件规定:
第五十二条 纳税人发生的与其经营活动有关的合理的差旅费、会议费、董事会费,主管税务机关要求提供证明资料的,应能够提供证明其真实性的合法凭证,否则,不得在税前扣除。
差旅费的证明材料应包括:出差人员姓名、地点、时间、任务、支付凭证等。
会议费证明材料应包括:会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。
那么实际工作中,企业因会议而发生的住宿费、餐费能否作为会议费列支,并在税前扣除呢?
目前,关于会议费的餐费是作为业务招待费,还是作为会议费核算,存在一定的争议,有人认为,在综合性酒店召开会议,由酒店开具内容为“会议费”的发票,凭相关证明可以税前列支,但分别开具的餐费、住宿费就不能按会议费税前扣除,特别是餐费,应作为招待费,按税法进行纳税调增。
笔者认为,无论发票是综合开具,还是分开开具,其实质均是为召开会议而发生的费用,应作为会议费进行税务处理。其理由有三:
1、“事实与证据相结合”是企业所得税处理成本费用支出合理合法的基本原理,只要是公司有“充足的证据”来证明其会议费的真实性、数额合理性,当地税务主管部门是可以认定其计入费用的合理性。发票是税务证据“之一”而不是“唯一”。
2、《财政部税务总局关于对外商投资企业计征所得税若干成本、费用列支问题的通知》曾规定:企业的董事会费是指董事会及其成员为执行董事会的职能而支付的费用,如:董事会开会期间董事的差旅费、食宿费及其他必要开支。董事会费的开支及标准,一般由董事会决定。董事会决定的开支,凡本期实际发生的,均可作为当期的费用列支。但以董事会名义支付的招待费、礼品费以及其他属于交际应酬性质的支出,不得作为董事会费支出,而应计入企业的实际应酬费。
3、《中央国家机关会议费管理办法》(国管财〔2006〕426号)文规定,具体明确了会议费开支包括会议房租费(含会议室租金)、伙食补助费、交通费、办公用品费、文件印刷费、医药费等。会议主办单位不得组织会议代表游览及与会议无关的参观,也不得宴请与会人员、发放纪念品及与会议无关的物品。其中第十一条关于会议费开支标准的规定,按会议类别对会议中房租费、伙食补助、其他费用及总额度进行了严格的限定,超标准或扩大范围开支的不予报销。
三、业务宣传费还是业务招待费?
为了宣传本企业的产品,订制如广告衫、印制宣传语的小礼品等。在订货会或商品展销会结束后作为礼物无偿赠送给客户。发生的这样的费用是作为业务宣传费核算还是业务招待费核算呢?

业务宣传费是企业开展业务宣传活动所支付的费用,主要是指未通过媒体的广告性支出,包括企业发放的印有企业标志的礼品、纪念品等;
账务处理:从上述对业务宣传费的定义来看,企业赠送的客户的礼品应作为业务宣传费处理。借记“销售费用——业务宣传费”贷记相关资产类科目。
税务处理
增值税:应将无偿赠送给客户的礼品视同销售处理,交纳增值税。

企业所得税:应将此费用作为业务宣传费处理。《企业所得税法实施条例》规定::第四十四条 企业每一纳税年度发生的符合条件的广告费和业务宣传费,除国务院财政、税务主管部门另有规定外,不超过当年销售(营业)收入15%的部分,准予扣除;超过部分,准予在以后纳税年度结转扣除。
四、职工福利费还是业务招待费?
公司没有自己的食堂,为解决职工的午餐问题,统一由某餐厅供餐,由公司统一结算,结算时餐厅开具的餐费发票,对于取得餐费发票如何处理呢?
账务处理
此项费用属于在生产产品或提供劳务活动中所发生的间接人工费用,是企业为获得职工提供的服务而给予其他相关支出,是人工成本的一部分。应做为“应付职工薪酬——职工福利费”核算,而不能作为业务招待费核算。在账务处理中,应在摘要栏内注明是职工的午餐费,同时将就餐的职工姓名及天数和标准详细列明,以避免在税务稽查时,被认定为招待性质的支出。
税务处理
企业所得税:对于账务处理上列入的职工福利费部分的职工午餐费,税法是认可的,在不超过税规定的比例时,允许税前扣除。
《中华人民共和国企业所得税法实施条例》(国务院令2007年第512号)规定: “第四十条 企业发生的职工福利费支出,不超过工资薪金总额14%的部分,准予扣除。”

《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》(国税函[2009]3号)规定:《实施条例》第四十条规定的企业职工福利费,包括以下内容:
(一)尚未实行分离办社会职能的企业,其内设福利部门所发生的设备、设施和人员费用,包括职工食堂、职工浴室、理发室、医务所、托儿所、疗养院等集体福利部门的设备、设施及维修保养费用和福利部门工作人员的工资薪金、社会保险费、住房公积金、劳务费等。
(二)为职工卫生保健、生活、住房、交通等所发放的各项补贴和非货币性福利,包括企业向职工发放的因公外地就医费用、未实行医疗统筹企业职工医疗费用、职工供养直系亲属医疗补贴、供暖费补贴、职工防暑降温费、职工困难补贴、救济费、职工食堂经费补贴、职工交通补贴等。
(三)按照其他规定发生的其他职工福利费,包括丧葬补助费、抚恤费、安家费、探亲假路费等。

问:除了上述事项,您还有什么需要提醒财务人员关注的?
答:有啊,那就是业务招待费证据和证明类资料及文件的准备。

我国现行税法对业务招待费的总体政策还是比较宽松的,但由于其支出是公司税法中滥用扣除最严重的领域,管理难度大,所以,也不排除在2010年的税务稽查中,税务机关要求纳税人对所申报扣除费用的真实性进行自我举证。虽然税务机关一般情况下会认同纳税人申报的扣除费用,但如果税务机关发现业务招待费用支出有不正常现象,或者在纳税检查中发现有不真实的业务招待支出,税务机关有权要求纳税人在一定期间提供证明真实性足够的有效的凭证或资料,逾期不能提供资料的,税务机关可以直接否定纳税人已申报业务招待费的扣除权,并进行相应的纳税调整。
有关凭证资料只要对证明业务招待费的真实性是足够的和有效的即可,并不严格要求提供某种特定凭证,这也为纳税人的经营管理留有一定的余地。凭证资料可以包括发票、被取消的支票、收据、销售账单、会计账目、纳税人或其他方面的证词,越客观的证词越有效。比如,给客户业务员的礼品,大多数情况下并不能取得发票等特定凭证,但只要有接受礼品者的证明,并且接受礼品者与企业确实存在商业业务关系,即可承认该项支出的真实性。一般情况下,税法并不强迫企业在送给客户业务人员礼品时要求有关人员签字,但是,如果税务机关要求证明真实性,企业也可以事后追补证据。
最后我对业务招待费的税前扣除的要点进行如下总结:
◆ 业务招待费的支出要与本企业的经营活动“直接相关”。
◆ 企业支付的业务招待费必须具有正常性、必要性、数额合理性。
◆ 大量、足够、有效的凭证证明,对获得税前扣除很有帮助。如:费用金额、招待、娱乐旅行的时间、地点、商业目的、企业与被招待人之间的业务关系等等

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